Am 15. Oktober 2019 fand unser S&L Coffee-Break E-Mail-Verschlüsselung statt.
Diesmal ging es um das Thema Zertifikate und E-Mail-Verschlüsselung. Beide Themengebiete sollten in einer modernen Infrastruktur abgedeckt sein oder werden oftmals durch Partnerunternehmen und Organisationen vorausgesetzt.
Die Transformation in die Cloud stellt hier einen zusätzlichen Bereich da, der nicht vernachlässigt werden darf.
Mit unserem Partner Zertificon bieten wir eine Lösung, die sich optimal in Ihren bestehenden Mailflow integrieren lässt und zudem einfach zu bedienen ist. Für die bereits in Office 365 migrierten Benutzer ist die „Office Message Encryption“ eine einfache Möglichkeit, um Nachrichten zu verschlüsseln.
Rechtliche und technische Grundlagen E-Mail-Verschlüsselung
Im ersten Slot zeigte Sascha Herbst im ersten Schritt auf, wann und vor allem ob eine Pflicht zur E-Mail-Verschlüsselung besteht.
Generell muss beachtet werden, welche Art von Daten man per E-Mail verschickt. Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen personenbezogenen und geschäftlichen Daten und ob diese Daten als “sensitiv”, “normal” oder “geschäftsrelevant mit Schadenspotential” anzusehen sind. Hierbei gelten gesetzliche Regelungen wie beispielsweise die EU-DSGVO oder BDSG und auch firmeninterne Regelungen.
Technisch unterscheidet man in der Praxis zwischen Transportverschlüsselung vs. Inhaltsverschlüsselung und den “altbekannten” Methoden des S/MIME oder PGP.
Mit dem Outlook Client bietet Microsoft einen Mailclient der von Hause aus bereits die E-Mail-Verschlüsselung beherrscht. Die Handhabung ist hier aber leider alles andere als trivial und kann in aller Regel dem Anwender im Unternehmen nicht zugemutet werden. Wer sichergehen will oder muss, sollte hier eine Lösung bieten, die dem Anwender diese Arbeit abnimmt.
Hier kommt dann das SecureMail Gateway unserer Partners Zertificon ins Spiel.
On-Premise E-Mail-Verschlüsselung für Unternehmen mit dem Z1 SecureMail Gateway
Die Stärken des Produktportfolios von Zertificon liegen ganz klar in der zentralen Administration der für die Verschlüsselung nötigen Zertifikate, so Pascal Lorch. Der Anwender muss in seiner täglichen Arbeit nicht darauf achten, dass er seine E-Mails verschlüsselt. Diesen Schritt übernimmt das Z1 SecureMail Gateway nach im Vorfeld festgelegten Regeln.
Dabei ist das System so flexibel, dass es zum Beispiel an Hand der Empfängeradresse, bestimmter Schlagworte im Mailbetreff oder manuell E-Mails verschlüsselt.
Pausenprogramm – Törtlichkeiten
Wie bereits beim letzten Coffee-Break kamen auch dieses Mal die Törtlichkeiten von Stephany Lifestyle & Pâtisserie sehr gut an.
Office 365 E-Mail Encryption – Integrierte Nachrichtenverschlüsselung aus O365
Im letzten Slot ging Christian Weber auf die Möglichkeiten die Office 365 in Sachen Verschlüsselung von Hause aus bietet ein. Je nach Anwendungsfall können die mitgelieferten Features durchaus ausreichend sein, so dass man hier auf 3rd Party Programme verzichten kann.
Die grundlegenden Verschlüsselungsfunktionen kann jeder Office 365 Anwender kostenfrei nutzen. Sie spielt problemlos mit Backup, Archivierung, Legal Hold usw. zusammen. Funktioniert auf dem Handy, in Outlook und im OWA.
Wer auf Funktionen wie Customizing der User Experience, Mindesthaltbarkeitsdatum der verschlüsselten E-Mail oder der Möglichkeit eine Rückrufaktion durchzuführen wert legt, für den hat Microsoft die Office 365 Advanced Message Encryption in die Pläne Office 365 E5 und E3 mit Compliance Add-on oder Advanced Compliance Add-on integriert.
Weiterführende Links
- https://www.sul.de/2019/05/03/office-365-advanced-message-encryption/
- https://www.sul.de/2019/03/26/e-mail-verschluesselung-in-office-365-fuer-jedermann/
- https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/ome
- https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2018/08/07/send-encrypted-emails-to-anyone-using-office-365/
- https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/ome-advanced-message-encryption
- https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/ome-faq
